Isännöitsijä ei ole talonmies – Tiedätkö mitkä asiat kuuluvat isännöitsijän vastuulle?

Isännöitsijän ammatti on kaikille tuttu, mutta se mitä isännöitsijän todellisiin tehtäviin kuuluu, aiheuttaa joskus epätietoisuutta. Epäselvyys johtuu usein isännöitsijän laajasta toimenkuvasta ja siitä, kuinka hyvin taloyhtiössä on tiedotettu isännöitsijän vastuualueista.  

Isännöitsijän ensisijainen ja kaikista tärkein tehtävä on huolehtia taloyhtiön ja sen osakkaiden edusta. Isännöitsijä on taloyhtiön kirstunvartija ja toimitusjohtaja, joka ajaa taloyhtiön ja osakkaiden etua. 

Tässä blogissa avaammekin tarkemmin, minkälaiset asiat kuuluvat isännöitsijän vastuulle ja miten yhteisillä pelisäännöillä ja niiden avoimella kommunikoinnilla voidaan parantaa asumismukavuutta ja koko taloyhtiön viihtyvyyttä. 

Selkeät yhteiset pelisäännöt vähentävät epäselviä tilanteita 

Joku kolhaisi autoa taloyhtiön parkkipaikalla, lamppu rikki, keittiöremontti suunnitteilla, sotkua hississä, vesivahinko sattui, naapuri meluaa öisin, uusi aita pihapiiriin… Taloyhtiöissä (kuten kaikkialla muuallakin, missä ihmiset asuvat) sattuu ja tapahtuu aina välillä, mikä on aivan normaalia elämää. Kaikki asiat saadaan kyllä järjestymään, mutta asioiden selvittämistä helpottaa, kun taloyhtiössä tiedetään kenen puoleen kääntyä missäkin asiassa. 

Vaikka moninaiset tehtävät kuuluvatkin isännöitsijän vastuulle on hyvä muistaa, että esimerkiksi talonmiehen, poliisin, rakennusurakoitsijan, pastorin tai siivoojan työt kuuluvat toisille ammattilaisille. Isännöitsijä toimii kyllä mielellään linkkinä kyseisten tahojen puoleen aina tilanteen niin vaatiessa. 

Jotta asiat saataisiin mahdollisimman nopeasti ja mutkattomasti kuntoon, olisi äärimmäisen tärkeää pitää huoli siitä, että koko taloyhtiössä tiedetään, kenen vastuualueelle kuuluu mikäkin tilanne. Taloyhtiön hallituksen yksi tärkeimmistä tehtävistä olisikin luoda yhdessä isännöitsijän kanssa heti alussa yhteiset pelisäännöt, jotka sisältävät vastuualueiden selkeät määrittelyt. Näin kukin voi tarpeen tullen aina tarkistaa, kehen olla yhteydessä tietyn asian eteenpäin viemiseksi. Isännöitsijä voi tarvittaessa myös auttaa yhteisten pelisääntöjen selkeässä viestimisessä esimerkiksi suoraan yhteisen verkkopalvelun kautta. 

Ja mitä esimerkiksi lamppujen vaihtamiseen tai uuden aidan rakentamiseen tulee, käy tutustumassa  kunnossapitovastuu-taulukkoomme. Täältä löydät tiedon siitä, että lampun vaihtaminen kuuluu osakkaan ja piha-aidan rakentaminen puolestaan yhtiön vastuulle. 

Isännöitsijän tehtävät ja vastuut pähkinänkuoressa 

Isännöitsijän tehtävät voivat hieman vaihdella taloyhtiöstä ja sopimuksesta riippuen. Vaikka pienet sopimukselliset yksityiskohdat voivat vaihdella, isännöitsijän tärkein tehtävä ei muutu missään tilanteessa, joka on: pitää huolta taloyhtiön ja sen osakkaiden edusta. 

Mitä tämä käytännössä sitten tarkoittaa? Isännöitsijän vastuualueet voidaan yleisellä tasolla jakaa kolmeen eri osa-alueeseen: hallinnollisiin-, taloudellisiin- ja teknisiin tehtäviin, jotka avaavat konkreettisemmin isännöitsijälle kuuluvia tehtäviä. 

Hallinnolliset tehtävät 

• Yhtiökokousten järjestäminen ja niissä toimiminen. 
• Hallituksen antamien päätöksiä toimeenpaneminen asunto-osakeyhtiölaki huomioiden.
• Taloyhtiön hallituksen kokousten valmistelu, kokouksiin osallistuminen sekä pöytäkirjojen kirjoittaminen. 
• Taloyhtiön hallituksen avustaminen ja neuvonta 
• Asukasviestintä ja tiedottaminen. 
• Osakasluettelon ja huoneistokohtaisen korjausrekisterin ylläpito. 
• Asukas- ja osakasasiat, häiriötilanteet, reklamaatiot sekä palautteiden käsittely. 
• Sopimusten kilpailutus, laadinta ja hallinta (esim. huolto- ja kunnossapitosopimukset). 
• Asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen noudattaminen. 
• Asunto-osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen ja muiden viranomaismääräysten ja asetusten noudattaminen.
   

Taloudelliset tehtävät 

• Taloyhtiön budjetin laadinta ja seuranta. 
• Vastikevalvonta, laskutus ja perintä. 
• Kirjanpito ja tilinpäätöksen valmistelu yhdessä kirjanpitäjän tai tilitoimiston kanssa. 
• Rahoituksen järjestely ja lainojen hallinta. 
• Vakuutusasioiden hoito.
   

Tekniset tehtävät 

• Kiinteistön kunnossapidon ja huollon suunnittelu ja valvonta. 
• Korjaushankkeiden suunnittelu, kilpailutus ja toteutuksen valvonta. 
• Eri toimijoiden, kuten huoltoyhtiöiden, urakoitsijoiden ja konsulttien, koordinointi. 
• Kiinteistön kunnon seuranta ja tarkastukset. 
• Energia- ja ympäristöasioiden hallinta. 

Luottamuksen avulla kohti sujuvaa ja vaivatonta asumista 

On tärkeää löytää taloyhtiölle sellainen isännöitsijä, johon niin hallitus, osakkaat kuin asukkaatkin voivat luottaa. Isännöitsijä pystyy vaikuttamaan omalta osaltaan luottamuksen rakentamiseen sillä, että hän hoitaa oman moninaisen tonttinsa huolellisesti, läpinäkyvästi ja ajallaan isännöinnin eettisten ohjeiden mukaisesti.  

Taloaseman kaikki isännöitsijät ovat sitoutuneet noudattamaan kyseisiä eettisiä ohjeita. Haluaisitko kuulla lisää isännöintipalveluistamme? Ota yhteyttä, keskustelemme mielellämme kanssasi lisää siitä, millainen isännöinti palvelisi teidän taloyhtiötänne kaikista parhaiten.