Tietoa ja ohjeita sähköisiin yhtiökokouksiin

Vuosi 2020 toi viimeistään kaikille tutuksi sähköisten kokousten ja hybridikokousten käsitteet. Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallituksen päätöksellä yhtiökokoukseen on mahdollista osallistua myös teknisen välineen tai muun digitaalisen ratkaisun kautta. Fyysinen kokous on edelleen pidettävä, mutta siihen on mahdollisuus osallistua myös etänä.

Yhteisomistajien valtuuttaminen ja edustaminen kokouksessa

Jos useat omistavat osakeryhmän osakkeet yhdessä, he voivat asunto-osakeyhtiölain mukaan käyttää osakkaalle yhtiössä kuuluvia oikeuksia vain yhteisen edustajan kautta (AOYL 2:2.3). Yhteisomistajien on sovittava ennen kokoukseen kirjautumista, kuka edustaa yhteisomistajia ja osallistuu kokoukseen.

Sähköiseen kokoukseen osallistuvan yhteisomistajan on lähetettävä valtakirja toiselta / muilta osakkeenomistajilta isännöitsijälle etunimi.sukunimi@taloasema.fi. Valtakirjapohja on kokouskutsun liitteenä. Valtakirja on toimitettava ennen sähköisen kokouksen osallistumisajan päättymistä eli viimeistään kokousta edeltävänä päivänä klo 23.30 mennessä. Mikäli osakkeenomistaja laiminlyö valtakirjan toimittamisen, sähköistä osallistumista kokoukseen ei oteta huomioon.

Osallistuminen kokoukseen etäyhteyksillä

YKNET on internetissä toimiva taloyhtiöiden kokousten ennakkoäänestykseen kehitetty järjestelmä. YKNETissä voit kannattaa tai vastustaa kokouskutsussa esitettyjä päätösehdotuksia. Hallitus on voinut mahdollistaa myös omien ehdotusten lisäämisen tai hallituksen valintaan osallistumisen. Tällöin ehdotuksestasi äänestetään kokouksessa. Osallistumalla yhtiökokoukseen sähköisesti hyväksyt kysely- ja puheoikeuteen sekä päätöksentekomenettelyyn liittyvät rajoitukset (AOYL 6:17).

Osallistumisaikaa on kokousta edeltävään päivään klo 23.30 asti.

Vaikka olet osallistunut kokoukseen ennakkoäänestyksessä, voit halutessasi osallistua kokoukseen ja osallistua normaalisti päätöksentekoon. Tällöin sähköisessä ennakkoäänestysjärjestelmässä tallentamiasi kannanottoja ei oteta huomioon.

Teams-kokoukseen voi osallistua tietokoneella, tabletilla tai älypuhelimella selaimen tai Teams-sovelluksen kautta tai soittamalla Teams-kokousnumeroon.

Pääset liittymään Teams-kokoukseen kirjautumalla kutsussa annettuun Teams-osoitteeseen.

Mikäli työasemalla tai mobiililaitteessa on asennettuna Teams-sovellus, kokous avautuu sillä automaattisesti.

Kokoukseen voi osallistua myös perinteisesti soittamalla puhelimella. Tällöin kuulet, mitä kokouksessa puhutaan, voit osallistua keskusteluun ja äänestyksiin.

Huomioitavaa on, että kokouksen aikana esiteltävät asiakirjat näy puhelimitse osallistuvalle.

Puhelu maksaa normaalipuhelun verran. Soita yhtiökokouskutsussa olevaan puhelinnumeroon ja näppäile yhtiökokouskutsusta löytyvä kokouskoodi.