Toimintatapamme epidemia-ajalle

Tuemme kaikessa toiminnassamme taistelua koronaviruksen leviämistä vastaan.

Kokoukset

Hallituksen kokoukset pidetään ensisijaisesti toistaiseksi puhelinkokouksina. Isännöitsijät voivat järjestää myös Teams-kokouksia.

Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto suosittelevat, että koronaepidemian aikana taloyhtiöt hyödyntävät yhtiökokousten pitämisessä etäyhteyksiä. Taloyhtiöissä kannattaa myös harkita kiireettömien hankkeiden päätöksenteon tai koko yhtiökokouksen siirtämistä myöhempään ajankohtaan.

Taloaseman asiakkaiden yhtiökokoukset järjestetään tänä vuonna Taloaseman sähköisen yhtiökokoustyökalun, puhelinyhteyden tai Teams-yhteyden kautta.

Taloasema suosittelee, että yhtiökokouksissa hyödynnetään Taloaseman sähköistä yhtiökokoustyökalua. Osakkaalle ilmoitetaan kokouskutsussa kokousnumero ja osakkaan pinkoodi, joilla hän voi äänestää etukäteen hallituksen esityksistä, eikä hänen tarvitse tehdä mitään muuta.

Osa Taloaseman asiakkaista on hyödyntänyt sähköistä yhtiökokoustyökalua jo kahtena keväänä ilman ongelmia. Vaikka etukäteen osallistuminen rajoittaa osallistumista keskusteluun ja tehdä uusia ehdotuksia, se ei tee kokouksista laittomia.

Jos osakas haluaa valtuuttaa jonkun toisen äänestämään puolestaan, se tapahtuu siten, että hän toimittaa tälle omasta kutsusta löytyvän pinkoodin.

Puhelinyhteys

Kokouksiin avataan kokouspuhelin, jolloin osallistujat voivat osallistua samaan aikaan kokoukseen. Kokouspuhelinnumero annetaan kokouskutsussa.

Teams-yhteys

Kokoukseen osallistuminen onnistuu myös Teams-yhteyden kautta.

Kannattaa muistaa, että on aina mahdollista pitää tarvittaessa ylimääräinen yhtiökokous myöhemmin, jos sellaiselle tulee tarvetta.

Seuratkaa tiedotteitamme epidemian edetessä osoitteessa: www.taloasema.fi.

Ohje hallitukselle ja isännöitsijälle yhtiökokouksen pitämiseksi epidemia-aikana

Suosittelemme seuraavaa menettelyä yhtiökokouksen pitämiseksi:

Hallitus päättää, mistä asioista yhtiökokouksessa päätetään. Isännöitsijä laatii tätä vastaavan kokouskutsun ja päätösesitykset.

Etukäteisäänestäminen

Etukäteisäänestäminen mahdollistetaan niin, että hyödynnetään Taloaseman sähköistä yhtiökokousta tai skannausta isännöitsijän sähköpostiin.

• Etukäteisäänestämiseen kannattaa ottaa ne kohdat kokouksesta, joihin voidaan tehdä etukäteen selkeä hallituksen esitys.
• Hallituksen kokoonpanosta pitää olla esitys ja osakkaille voidaan antaa myös mahdollisuus esittää omia ehdokkaita, jotka samalla saavat heidän äänensä.

Etäosallistuminen

Mahdollistetaan etäosallistuminen Teams-linkillä ja/tai puhelimella kokoukseen.

Kokous

Kokous pidetään Taloaseman toimistolla, jonne ei toivoteta ketään paikalle, vaikka sitä ei suoraan kieltääkään voi. Tämä kerrotaan selkeästi kutsussa. Kokous on fyysisesti pidettävä jossain ja isännöitsijä tarvitsee yhden valtakirjan, jotta kokous on laillinen. Kutsussa kerrotaan, että käytännössä osallistuminen on mahdollista kahdella tavalla:

1. Etukäteen

• skannaamalla/kuvaamalla omat kannat ja lähettämällä isännöitsijälle sähköpostiin tai
• kirjautumalla Taloaseman sähköiseen kokoukseen ja antamalla siellä äänet. Tunnistamme jokaisen osakkaan tässä järjestelmässä.

2.  Etänä

• teams-linkkiä käyttäen tai
• puhelimitse

Kokoukset kannattaa pitää

Kokoukset on kuitenkin parempi pitää näin kuin kokonaan lykätä tulevaisuuteen, vaikka kaikilla ei olekaan yhtä hyviä mahdollisuuksia käyttää sähköisiä välineitä, ja vaikka saatamme törmätä myös puhtaisiin teknisiin ongelmiin vaikkapa akkujen ja nettiyhteyksien toiminnassa. Varmasti naapuriapuakin löytyy näinä aikoina.